In het afgelopen jaar is het interne behandelproces voor Woo-verzoeken geoptimaliseerd en gestroomlijnd. Er is een uitgebreide handleiding ontwikkeld voor behandelaren en medewerkers zijn getraind om het proces van begin tot eind zorgvuldig te begeleiden. In 2025 zet het Woo-team de ingezette lijn uit 2024 voort en werd verder gebouwd aan een transparant en professioneel Woo-proces binnen de gemeente. Zo zijn formats voor brieven en correspondentie gestandaardiseerd, is een handleiding voor het anonimiseren van documenten ontwikkeld en worden er jurisprudentie-overzichten gemaakt. Tevens  wordt blijvend ingezet op het zo snel en nauwkeurig mogelijk beantwoorden van een informatievraag door formele Woo-verzoeken in overleg met de indiener te behandelen als informeel informatieverzoek. Daarnaast is een verkenning gestart naar de inzet van Enterprise Search als hulpmiddel om het zoeken en vinden van documenten in digitale systemen te verbeteren. Ook wordt er blijvend geïnvesteerd in kennisontwikkeling, onder andere via kennissessies voor Woo-behandelaren en trainingen in het gebruik van de anonimiseersoftware Octobox.

Een belangrijk uitgangspunt bij de coördinatie en behandeling van verzoeken, blijft het onderhouden van goed contact met inwoners om de informatievraag beter te begrijpen, een snelle en correctie afhandeling te realiseren en een betere relatie met inwoners te bewerkstelligen. De gemeente Deventer heeft in 2025 actief bijgedragen aan de ontwikkeling van de Samenwerkwijzer van het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI). Deze wijzer biedt een model voor constructieve samenwerking tussen Woo-verzoekers en -behandelaren. Daarbij wordt uitgegaan van gedeelde verantwoordelijkheid van beide partijen voor een geslaagde afhandeling van verzoeken.

Openbaarmaking op verzoek (passief)

De verzoeken onder de Woo kennen een wettelijke afhandelingstermijn van maximaal 28 dagen. Bij omvangrijke of gecompliceerde verzoeken is een verlenging mogelijk naar in totaal 42 dagen.  In het rapport ‘Schildpaddensoep’ van de Open State Foundation en Instituut Maatschappelijke Innovatie (IMI) bleek dat de gemiddelde afhandelingstermijn van verzoeken in 2024 bij de Rijksoverheid 188 dagen was. In vergelijking met 2023 was dit 176 dagen. Bij slechts 17% van de verzoeken werd er binnen de beslistermijn besloten. In Deventer lag de gemiddelde afhandelingstijd van verzoeken tot en met juni 2025, inclusief complexe en omvangrijke verzoeken, op 46 dagen. Indien bleek dat er voor een verzoek meer tijd nodig was, is er vrijwel in alle gevallen contact opgenomen met de verzoeker.

Tot en met juni 2025 zijn er 34 verzoeken ontvangen onder de Wet open overheid. Hiervan zijn er 26 afgehandeld en 8 lopend. Van de 26 afgehandelde verzoeken zijn er 6 als Woo-verzoek behandeld, 1 als AVG-verzoek en 17 als gewoon informatieverzoek. Laatstgenoemde waren over het algemeen verzoeken waar om kleine hoeveelheden informatie werd gevraagd of waar een andere oplossing soms beter paste dan een formeel informatieverzoek onder de Woo. Zo werd ingezet op goed contact tussen behandelaar en indiener, kreeg de indiener sneller de gevraagde informatie en hoefde de gemeente geen formele correspondentie te voeren. Deze gewone informatieverzoeken werden gemiddeld binnen 25 dagen behandeld.

Openbaar maken uit eigen beweging (actief)

Er zijn in totaal 17 informatie-categorieën die de Woo aan bestuursorganen verplicht voorschrijft om uit eigen beweging openbaar te maken. Gemeentes moeten aan 15 van deze categorieën voldoen. Deventer voldoet aan de eerste tranche die eind 2024 is ingegaan. Op de landelijke Woo-index is alle informatie gecentraliseerd te vinden. De tweede tranche van verplichte openbaarmaking staat gepland voor het eerste kwartaal van 2026. Binnen deze tranche vallen onder andere de categorieën ‘jaarplannen en -verslagen’ en ‘raadsstukken’. Beide categorieën worden door gemeente Deventer al sinds jaren openbaar gemaakt. Toch willen we de manier van openbaar maken verbeteren door informatie beter vindbaar en toegankelijk te maken.

In 2025 zijn daarom verdere stappen gemaakt voor het aanschaffen van publicatiesoftware, werd er gewerkt aan een gemeente brede visie op transparantie en is er een plan van aanpak gemaakt voor het ontwerpen van interne werkprocessen om de actieve openbaarmaking uit te voeren. Het doel is om aan het einde van 2025 de aanschaf van publicatiesoftware, die tegelijkertijd toegankelijke en vindbare informatie kan publiceren, rond te hebben en een begin te maken met het publiceren van nieuwe categorieën van informatie. Ook gaan we verder werken aan een visie op transparantie: aan welke informatie is er behoefte? En hoe zorgen we dat inwoners deze informatie kunnen vinden, begrijpen en zelf verder kunnen verwerken?

Informatie: verwerken, archiveren en openbaar maken

Een gemeente waar informatiebeheer op orde is, weet waar documenten volgens de definitie uit de Woo (art. 2.1 en 2.2) te vinden zijn. De hoeveelheid informatie blijft echter groeien en wordt tegelijkertijd ook nog complexer: denk bijvoorbeeld aan verschillende vormen van digitale informatie die tegenwoordig verwerkt worden zoals video’s of datasets gecreëerd met behulp van kunstmatige intelligentie. Daaromheen ontstaat een zich telkens uitbreidend stelsel van digitale informatie wetten. Sinds juni 2025 is het team Digitalisering en data, onder leiding van de Chief Information Officer, van start gegaan waar kennis en capaciteit voor het uitvoeren van een verantwoorde en duurzame digitalisering van de gemeente samenkomt. Dit team draagt verantwoordelijkheid voor visie, kaderstelling, strategie en sturing op het gebied van digitalisering en informatie. Naast de beleidsadviseur Digitale toegankelijkheid, transparantie en ethiek (verantwoordelijke voor implementatie van de Wet open overheid) zijn binnen dit team specialisten en adviseurs op het gebied van informatiemanagement, architectuur, informatiebeheer, privacy en informatiebeveiliging te vinden.